翻訳者の経費にはどんなものがある?【個人事業主になったら確定申告が必要です!】

翻訳者として本格的にやっていこうと思うなら、開業届けを出して個人事業主になるのですが、その場合、「経費」をつけるようになります。

(正確には、開業前から「開業費」なるものをつけておいたほうがいいのですが、その話はまた別記事で)

経費…。

「経費で接待」とかなんか魅惑の響きを感じちゃいます(私だけかな)。

  • 翻訳者によく発生する経費はどんなものがある?
  • どこまで経費にしていいの?カフェの一人ランチはOKなの?
  • 領収証がないけどどうすれば?

などなど、自分が経費をつける時に思った素朴な疑問をまとめて調べましたので、シェアします!

 

クラウド会計ソフトで銀行口座やクレジットカードなどを連携させれば、売上も経費もほぼ自動でつけてくれます。

難しいことがわからなくても、「収入」と「支出」のデータを入力すれば、青色申告決算書も確定申告書類も、クラウド会計ソフトが自動で作成してくれるので、翻訳者フリーランスになった初年度から、一人で確定申告できましたよ~♪

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経費とは

「必要経費」というのは、簡単に分類すると、以下の2種類になるそうです。

  • 仕入れなど、売り上げに直接対応する支出
  • 利益を得るため、仕事に関係する支出

翻訳者の場合は、特に何か物を仕入れて売るわけではないので、「仕入れ」は特にしないと思いますので、翻訳者がつけられる経費は「利益を得るために使ったお金」ということになります。

では、経費には具体的にどんなものがあるのでしょうか。

経費の種類について

青色申告のときに提出する、「青色申告決算書」に記載してある経費の種類(=勘定科目という)は以下です。

  • 租税公課 (固定資産税や自動車勢など、税金関連を支払ったときの項目)
  • 荷造り運賃(郵送や宅配便の運賃)
  • 旅費交通費(仕事のために移動した時の交通料金)
  • 通信費  (携帯代やインターネットの回線の料金)
  • 接待交際費(取引先、仕事関連の人を接待したときの費用、お中元などのプレゼント代)
  • 福利厚生費(従業員の福利厚生に使った費用。翻訳者の場合は1人で事業をすることが多いと思うので関係ない)
  • 外注工費 (他人に仕事を依頼したときに支払う費用。例えば、税理士さんに確定申告をお願いしたりしたときにはこの科目を使う)
  • 貸倒金 (請求していたのに、取引先が倒産するなどして支払われなかった費用がある場合はここ。あまり利用しない、、、と思いたい)
  • 給料賃金 (従業員やアルバイトの給与)
  • 減価償却費 (青色申告の場合は30万円以上のものを購入したとき)
  • 地代家賃 (自宅の家賃の一部を仕事部屋にしている場合は何割か計上できる)
  • 専従者給与 (家族に給与を支払った場合)
  • 雑費    (上記のどれにもあてまはらない場合)

おお、、、以外と細かいな、覚えられない。と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、上記の科目を全部使うわけではないので覚える必要はありません!とりあえずざっと、「一般的に経費にはこんな種類があるのか〜」というのをなんとなく見ていただいたところで、次に具体的に、翻訳者として活動していくとどんな支出(経費)が発生するかについて見ていきたいと思います。

翻訳者に発生しうる経費について

パソコン購入費用 ※1 消耗品費
ウィルスソフト、オフィス系ソフトなどの購入費用 消耗品費
図書館などへ調べものに行くときの交通費 旅費交通費
文房具 消耗品費
携帯電話代(取引先とのやりとりで使う) 通信費
インターネット回線代 通信費
年賀状代 荷造り運賃
お中元やお歳暮 接待交際費
翻訳講座の受講料金 研修費
辞書、資料用の書籍代 資料費
カフェで仕事をした時のコーヒー代 会議費
取引先の人と食事をした時の食事代 会議費or接待交際費
仕事場の家賃(自宅兼仕事場の場合は按分する) 地代家賃

などなど、翻訳者として活動していると、こんな感じの支出があるかと思います。

上記の様な支出はすべて、翻訳者として仕事をして利益を得るために使っているお金なので経費としてつけてOKなのです。

でも、どの経費の科目にもあてはまらない出費があることがありますよね?

上記の表の中で言うと、オレンジ色で科目名を書いたものは、実は、青色申告書に記載のある科目の中のどこにも当てはまらないので、自分で作った科目です。

どの経費がどの科目に入るかは、あまり神経質にならなくてよいそうで、人に論理的に説明できればOKとのこと。さらに、青色申告書にない科目は、自分で作ってもOKなのです。

ただ、あまり支払い金額の割合が多くない場合は、いたずらに科目数を増やして細分化しすぎるよりは、雑費としてつけたほうがよいそうです。

翻訳者の場合は、 翻訳関連の学校に通ったり、通信口座を受けた場合の費用は比較的高額なので、「研修費」などの項目を作っておいた方がよいかもしれません。

また、翻訳のために関連本を購入することも多いと思うので、「資料費」や「新聞図書費」なども作っておいた方がいいかと思います。

あと、気になるのが、外のカフェで仕事をしたときのコーヒー代!ずっと仕事部屋でこもって翻訳作業をしていると、たまには外に出たくなりますよね〜。ということで、私も経費をつけたりする作業を外のカフェでノートパソコンですることがあります。

そのときのコーヒー代は、「仕事のための場所代」というような扱いで経費にでき、会議費、もしくは異動先で仕事したときは、旅費交通費としてつけてもいいそうです。

経費をつけるには領収証が必要なのか?

確定申告のときに、領収証を提出する必要はありませんが、万が一、税務署から問い合わせがあったとき(=税務調査が入ったとき)に備えて、経費としてつけたものの領収証などは最大7年間保管する義務があります。

 

経費を支払ったと証明できるもの(証憑)

経費を支払ったことが証明できるものは、皆さんご存知のものはもちろん、領収証だと思いますが、レシートでももちろんOKですし、それ以外の「支払ったことがわかる資料」でも代用はできるのです。

経費を支払ったことを証明できる、効力が強い順番にならべると、

  1. レシート、領収証
  2. 請求書、納品書
  3. クレジットカードの明細、振込履歴、注文画面のプリントアウト
  4. 出金伝票

とこんな感じです。

クレジットカードの明細や振り込み履歴には、詳細が書いていないことが多いので、注文書やメールでのオーダー履歴、納品書を一緒に取っておくとよいそうです。

また、電車やバスに乗ったとき、自動販売機を利用したときなども領収証やレシートは出ませんが、そんなときは、自分で「出金伝票」というものをつけておきます。100円均一などに売っているものを利用するのが一番簡単だと思います。

出金伝票には、「日付」「内容(勘定項目)」「支払先」「金額」を書けばOKです

 

まとめ

一人前の翻訳者になる=個人事業主になる。

ということなので、やはり、経費についての知識は事前に知っておいて、節税できるところはしていきたいですね!

というわけで、今日は翻訳者の経費のお話でした。

 

 

毎月の経費の入力は、クラウドの会計ソフト(=ウェブ上で会員登録して使えるインストール不要のソフト)が断然おすすめです。

収入と支出をつけるだけで、個人事業主が確定申告の時に提出しなければならない「青色申告決算書」を自動で作成してくれます。

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どれも無料のお試し期間があるので、とりあえず実際に使ってみて、一番使いやすいものを選ぶのがよいかと。

私の場合は、プライベートで使っている家計簿アプリの『マネーフォワードME』を連携させるのが最優先だったのでマネーフォワードクラウド確定申告を使っていますが、その縛りがなければ、1年間お試し無料のやよいの青色申告オンラインを選んだと思います。

 

 

私は以下の本を読んで、経費について学びました!この本の中では、税理士さんが、けっこうぎりぎりな線でもきちんと説明がつくなら経費になると解説しています。「アイドルのDVDを買ったレシートは経費になるのか?」→場合によっては経費にしてOK!、みたいな。やっぱり、正しい節税の知識は絶対つけとくべき!

 

 

 

 




ABOUTこの記事をかいた人

シングルマザー翻訳者のMarimoです。
結婚後、専業主婦として2人の子供を育てていたのですが、離婚の危機に直面して、フリーランスの実務翻訳者として働こうと一念発起!
30代から独学カランメソッドイングリッシュセントラルで英語の勉強を始めて、2年間でTOEIC600点→900点に。
翻訳の基本はフェローアカデミーで学んで、実務翻訳は独学しました。
できるだけ安く英語力をアップさせる方法、翻訳の独学方法、実務翻訳に役立つ本、辞書システムの紹介など、今まで役に立った方法を中心に紹介しています!
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